Die Onlinebewerbung

Kurz und schmerzlos ist dieser Weg der Bewerbung. Du brauchst keinen Drucker und kein Papier, musst dir keine Sorgen um Poststreiks machen und hast neben deinen Internetkosten keinen weiteren finanziellen Aufwand. Es gibt verschiedene Wege der Onlinebewerbung und auch hierbei einige Tricks und leider auch Tücken.

Dein Datenmanagement

Besonders für die Onlinebewerbung ist es wichtig, dass du deine Daten gut sortierst. Datenmanagement mit System erspart dir Arbeit und hilft, dass peinliche Fehler vermieden werden.

Wichtige Regeln für das Datenmanagement sind:

  1. Eindeutige Dateibezeichnungen
  2. gängige Dateiformate
  3. Geringste Dateigröße
  4. Ablagestruktur, die das Finden von Anlagen erweitert
  5. regelmäßige Datensicherung

Im Allgemeinen werden Bewerbungen im PDF Format akzeptiert. Für Bewerbungsfotos und Zeugnisscans kann auch oft das JPEG-Format genutzt werden. Aus Datenschutzgründen und um den Server nicht unnötig zu strapazieren, begrenzen viele Unternehmen die Dateigrößen für Uploads und Mailanhänge.

Die E-Mailbewerbung

Sich via Mail zu bewerben ist sehr beliebt. Viele denken nicht weiter darüber nach, doch es  gibt hier einige Stolperfallen die man umgehen und mit viel Geschick sogar für sich arbeiten lassen kann.

Die virtuelle Adresse – sprich deine Mail, muss seriös sein. Sich als Pumuckel4711@xy.de zu bewerben, sorgt eventuell nicht immer für Belustigung. Je nach angestrebter Position wird eine ausgeprägte Ernsthaftigkeit erwartet. Deine ideale Mailadresse beinhaltet deinen Namen. Ist dieser bei dem Provider deiner Wahl bereits vergeben, können Zahlen (Geburtsdatum / Postleitzahl) oder dein Wohnort die Mailadresse ergänzen. Es macht sich übrigens wirklich bezahlt, extra eine Mail für das Bewerbungsverfahren einzurichten und diese Adresse für keine anderen Aktivitäten zu verwenden. Im Zusammenhang mit diesem Account sind dann alle Nachrichten wichtig und es rutscht nichts durch im Wust von Newslettern, Facebookbenachrichtigungen oder Spammails.

Anschreiben und Anhänge in der Mailbewerbung

Ob du den Text deines Anschreibens direkt in die Mail schreibst oder ihn in die angehängte Datei einfügst, bleibt dir überlassen. Ist im Anhang ein Anschreiben, so musst du dir für die Mail ein paar kurze Sätze überlegen. Die Wortwahl ist auch in der Mail, der Unternehmenskultur entsprechend zu wählen und Groß- und Kleinschreibung wird natürlich berücksichtigt.

Der Anhang wird zu einer PDF Datei zusammengefügt und sollte 3 MB nicht wesentlich überschreiten. Unternehmen haben die Anhanggröße eventuell begrenzt. Ist dein PDF zu groß, kannst du versuchen diese im Internet zu verkleinern oder hast die Option auf die Dateigröße hinzuweisen und sie als einen externen Download via Link anzubieten. Nutzt du die erste Möglichkeit, schau dir die Qualität des PDFs unbedingt noch mal an, bevor du sie versendest. Links können unter Umständen von den Unternehmen nicht akzeptiert werden (Datenschutz, Virengefahr etc.). In diesem Fall kannst du deine Anlagen splitten und mit mehreren Mails zusenden. Das sollte aber die absolute Ausnahme bleiben, denn es ist für den Empfänger sehr lästig alles wieder zusammen zu puzzeln.

Ein fataler Fehler den viele Bewerber machen, ist die Benennung ihres Anhanges als „Bewerbung.pdf“. Was passiert, wenn du eine Datei speicherst, die mit demselben Dateinamen bereits vorhanden ist? Du wirst gefragt, ob du überspeichern möchtest. Klickt der Mailempfänger aus Versehen auf „JA“, wird vielleicht deine Bewerbung überschrieben und du hörst nichts mehr von dem Unternehmen. Ein kleiner fast noch Geheimtipp hier wäre, eine sehr außergewöhnliche Benennung. Werden alle Bewerbungen in einen Ordner gespeichert, sortieren sich die Dateien in der Regel nach Alphabet. Zahlen würden vor den Buchstaben stehen und Leerzeichen noch darüber. Wird dein Anhang mit dem Namen 1_Name_Unternehmen.pdf gespeichert, landet er sehr weit oben. Spätestens jetzt ist dieser Tipp nicht mehr geheim. Daher solltest du weitere Kriterien checken und entsprechende Vorkehrungen treffen. Steht dein erster Buchstabe vom Vornamen weiter oben als der vom Nachnamen – dann mit Vornamen beginnen. Bei Adam Zabel würde die Datei dann 1_Adam_Zabel_Unternehmen.pdf heißen. Bei Zacharias Brecht wäre es umgekehrt. Der Name des Unternehmen im Dateinamen hat keine tiefere Bedeutung, sondern soll lediglich dazu dienen, dass du die richtige Bewerbung an das richtige Unternehmen schickst. Wie Mercedes es finden würde, aus Versehen deine Bewerbung an BWM zu lesen, kannst du dir bestimmt vorstellen. Der durchschnittliche Nutzer wird in einem Ordner die Dateien immer von oben nach unten durchsehen. Daher macht sich der obere Platz unter Umständen bezahlt.

Kein Betreff oder ein Betreff

Ein wesentlicher Punkt bei der Mailbewerbung ist der Betreff. Stell dir vor, du musst in einer Firma täglich viele Bewerbungen lesen und Bewerber auswählen. Du schaltest den Rechner ein, holst dir einen Kaffee, setzt dich an deinen Platz und öffnest dein Mailprogramm. Von 72 neuen Mails haben 58 den Betreff „Bewerbung als…“. Welche Mails würdest du zuerst lesen?

Ein anderer Betreff kann also Sinn machen und umgeht ganz nebenbei auch noch irgendwelche angelegten Filter. Vielleicht lässt der Mailempfänger alle Bewerbungen mit bestimmten Wörtern, Kennziffern oder Stellenbeschreibungen im Betreff direkt in einen Ordner schieben und schaut sich die Mails sowieso erst in 4 Wochen an. Wer weiß wo dein Meisterwerk dann unbeachtet liegen bleibt? Ein knackiger Betreff wäre: Mein Termin bei Ihnen, Bitte um Terminbestätigung oder Unser Gespräch. Im Normalfall will niemand einen Termin versäumen und würde diese Mails unbedingt zeitnah lesen. Selbst wenn deine Bewerbung dann nicht direkt weiter gelesen wird, die Taktik wird Emotionen beim Empfänger auslösen. Positiv gesehen ist er beeindruckt und behält dich in Erinnerung – läuft es eher mäßig bis schlecht, fühlt er sich veräppelt. Hier ist positives Denken und ein wenig Mut angesagt.

Empfängermail – wer bekommts?

Mailadressen die auf bewerbung@, jobs@, karriere@ … lauten sind üblicherweise ziemlich überlaufen und werden oft auch von verschiedenen Personen genutzt. Möglicherweise öffnet jemand deine Bewerbung aus Versehen und andere Nutzer denken, sie wurde verarbeitet, weil sie als gelesen angezeigt wird. Es ist daher immer besser, eine direkte Mailadresse von einem konkreten Ansprechpartner zu haben. Ist diese nicht zu finden, kann man sich andere Mailadressen von Mitarbeitern einmal anschauen und nach diesem System probieren, seine Bewerbung an den richtigen Ansprechpartner zu schicken. Heißt der Leiter der Abteilung in der du dich bewerben möchtest beispielsweise Robert Mank und du kennst die Mail seines Kollegen Peter Müller, kannst du versuchen, die von Robert Mank genau nach diesem Prinzip aufzubauen. Beispiel: p.mueller@firma.de – r.mank@firma.de oder petermueller@firma.de – robertmank@firma.de.  Unternehmen neigen dazu, hier ein einheitliches System anzuwenden. Klappt das nicht, kriegst du eine Nachricht. Sicherheitshalber sollte in der Mail stehen, für wen genau sie bestimmt ist, falls es zu Namensgleichheiten kommt. In größeren Unternehmen kann dies durchaus passieren.

Das Onlineformular auf Firmenwebseiten

Easy oder lästig, das ist hier die Frage. Fest steht, mit der Zeit wirst du geübter und es dauert nicht mehr so lange, bis du Onlineformulare ausgefüllt und abgeschickt hast. Trotzdem ist diese Form der Bewerbung unbedingt einmal zu hinterfragen.

Hinter diesem Formular zur Onlinebewerbung steht eine Programmierung, die deine eingegebenen Daten sofort analysiert und entsprechend den Vorgaben des Programmierers weiter verarbeitet. Sitzt das Häkchen bei den Schulabschlüssen an der falschen Stelle, wandert deine Bewerbung vielleicht gleich in den Wartebereich, in dem vorprogrammierte Mails mit festgelegten Inhalten zu geplanten Zeitpunkten an dich versendet werden und irgendwann wird sie automatisch und wahrscheinlich ungelesen gelöscht. Damit dies nicht passiert, musst du die Ausschreibung genau lesen und analysieren. Wie viele von den gefragten Kernkompetenzen bringst du wirklich mit? Worauf legt das Unternehmen den größten Wert?

Problematisch bei den Formularen sind die begrenzten Auswahlmöglichkeiten. Oft gibt es zwischen Realschule und Abitur die Fachhochschulreife nicht oder du findest dich in anderen Abfragen nicht wieder und weißt nicht, was du da auswählen sollst. Entscheide dich dann immer für das bessere Auswahlkriterium. So umgehst du ein zu frühes „Aussortieren“ durch unpersönliche Roboter und erhältst dir die Chance, dass deine Bewerbung wirklich gelesen und von einem Entscheider geprüft wird.

Bei den Uploads lade unbedingt deine Zeugnisse, deinen Lebenslauf etc. hoch. Auch das aussagekräftige Anschreiben darf beigefügt werden. Ganz am Ende gibt es meistens ein Feld für Anmerkungen. Das solltest du nutzen. Hier kannst du alle Begriffe aus der Stellenanzeige einbringen, die du irgendwie abdecken kannst. Denn auch dieses wird bei der programmierten Auswertung einbezogen und fließt in ein Gesamtranking ein.

Direkt nach dem Absenden erhältst du eine Bestätigungsmail. Nach einer Weile eventuell noch eine weitere in der dir mitgeteilt wird, dass die Bewerberauswahl eine Weile dauert und du dich gedulden sollst. Deine Daten durchlaufen eine Auswertung. Das Ergebnis bestimmt, was weiter mit deiner Bewerbung passiert. Wenn wir uns am IHK Notenschlüssel orientieren könnte es beispielsweise so aussehen:

Entspricht der NoteÜbereinstimmungSo werden die Daten behandelt
1> = 91 %Automatisches Schieben in den Ordner – Top-Bewerber, Prüfung der Unterlagen – Vorstellungsgespräch
2> = 80Automatisches Schieben in den Ordner – gute Bewerber – abwarten, Unterlagen werden geprüft wenn es keine Top-Bewerber gibt oder sich Unternehmen und Top-Bewerber nicht einig werden – eventuell Vorstellungsgespräch, zwischendrin regelmäßig automatisierte Mails mit der Bitte um Geduld.
3> =66Automatisches Schieben in den Ordner – abwarten und Tee trinken – die Bewerbungen werden nach einem langen Zeitraum gelöscht, wenn sie nicht vorher manuell geprüft wurden, weil es zu wenige Bewerber in den ersten beiden Rubriken gab oder sich Bewerber und Unternehmen nicht einig wurden
4 und schlechter< = 66Automatische Mailabwicklung
1. Mail danke für die Bewerbung
2. Mail die eine freundliche Absage schickt
Löschung nach einem relativ kurzen Zeitraum

 

Die Noten richten sich nicht nach deinen Abschlussnoten sondern werden gesondert berechnet. So kann es beispielsweise sein, dass bestimmte Kenntnisse eine höhere Gewichtung bekommen und doppelt oder sogar mehrfach zählen. Hast du dieses Wissen oder diese Fertigkeiten verbessert sich deine Note, obwohl du eventuell zwei von den unwesentlicheren Anforderungen gar nicht erfüllst und dein Abschluss auch eher mittelprächtig war - notentechnisch.

Wie genau die Abläufe hinter so einem Formular aussehen, weiß nur der, der es programmiert. Unternehmen bevorzugen diese Art der Bewerbung, weil ihnen die Vorauswahl erspart bleibt. Diese wird maschinell vorgenommen. Außerdem scheitern einige an der Nutzung der Formulare oder geben auf, wenn das Formular auch nach dem dritten Absenden noch einmal ausgefüllt werden will, weil irgendwo ein verbotenes Zeichen verwendet wurde oder dein Bewerbungsfoto ein zu großes Datenvolumen hat. Das spart den Unternehmen Zeit, Arbeitskraft und Geld. Bei schriftlichen Bewerbungen wäre der Aufwand, alle Informationen zu sortieren und geeignete Bewerbungen herauszuziehen enorm hoch.

Tipps

  • Onlineformulare sehr sorgfältig ausfüllen
    • Sonderzeichen möglichst vermeiden
    • auf Formatvorgaben achten und diese einhalten (Datum z.B. tt.mm.jjjj oder ttmmjjjj)
    • genau drauf achten, welche Angaben zwingend erforderlich sind (in der Regel sind diese gekennzeichnet)
  • Alle Dateien Upload bereit haben
    • idealerweise einmal alle Dokumente einzeln und einmal alle in einem PDF – man weiß ja nie, was grad gefragt ist
  • wenn es einen Speicherbutton gibt, diesen zwischendrin immer mal wieder betätigen, könnte bei Pannen Arbeit ersparen
  • darauf achten, dass eine stabile Internetverbindung vorhanden ist
  • unbedingt auch freie Textfelder sinnvoll nutzen